Legalisatie van documenten
De Nederlandse overheid moet zeker zijn van de status van documenten, afkomstig uit andere landen. Het legaliseren van documenten afkomstig uit het buitenland, zorgt ervoor dat deze ook door de Nederlandse overheid als legaal worden verklaard. Dit moet worden gelegaliseerd door iemand die daarvoor bevoegd is. Het kan tevens voorkomen dat documenten door verschillende partijen moeten worden beoordeeld. Om de duur van dit proces te verkorten zijn er verschillende verdragen opgesteld.
Apostilleverdrag
Het meest bekende verdrag voor legalisering is het verdrag dat is opgericht in 1961 voor het legaliseren van buitenlandse documenten: het Apostilleverdrag. Het verdrag zorgt voor een vereenvoudiging van de gebruikelijke formaliteiten in het internationale juridische verkeer, waarbij er geen verlies van rechtszekerheid is. De procedure voor legalisatie van documenten wordt beperkt tot 1 legalisatie: de apostille stempel. Hierdoor wordt de ketting van legalisatie flink verkort. Wanneer een document een apostille stempel draagt, behoeft het document geen verdere legalisatie door de ambassade of consulaat van het land waarin de documenten nodig zijn.
De apostille
De apostille wordt op een verlengstuk van het document, of op het document zelf gestempeld. Het formaat van de apostille is ten minste 9 centimeter in het vierkant en voorzien van het opschrift: 'Apostille (Convention de La haye du 5 octobre 1961').
In Nederland zij het de griffiers van de arrondissementsrechtbanken die de apostillestempel afgeven. In andere landen doen de ministers van Justitie of Buitenlandse Zaken dit vaak.
Voorkom vertraging
Onnodige vertraging omdat een legalisatie- of apostillestempel ontbreekt, kan worden voorkomen door documenten die nodig zijn voor het indienen van het verzoek voor een MVV of verblijfsvergunning enkele maanden van te voren te laten legaliseren of apostilleren in het land van herkomst.
Als de documenten in kopie worden verstuurd, vergeet dan niet de legalisatie- of apostillestempel tevens te kopiëren en te verzenden.